Bazą danych nazywamy zbiór danych w postaci tabel oraz narzędzi stosowanych do gromadzenia, przekształcania oraz wyszukiwania danych.
Tabelą w bazie danych nazywamy zbiór rekordów opisujących obiekty np. pracownicy zawierających informacje o tych obiektach w sposób ujednolicony.
Rekord – pojedynczy wiersz w tabeli.
Polem nazywamy najmniejszą część rekordu, która przechowuje jedną daną.

Relacyjne bazy danych w programie Access

Czasami do śledzenia tych informacji może być potrzebna relacyjna baza danych — magazyn danych podzielony na mniejsze kolekcje danych (nazywane tabelami) w celu wyeliminowania nadmiarowości, które są ze sobą powiązane relacjami na podstawie określonych wspólnych informacji (nazywanych polami). Na przykład relacyjna baza danych do organizacji imprez może zawierać tabelę z informacjami o klientach, tabelę z informacjami o dostawcach oraz tabelę z informacjami o imprezie. Tabela z informacjami o imprezie może zawierać pole zapewniające jej powiązanie z tabelą klientów oraz pole zapewniające jej powiązanie z tabelą dostawców. Dzięki temu, jeśli ulegnie zmianie na przykład numer telefonu dostawcy, wystarczy tę informację zmienić raz w tabeli dostawców, zamiast w rekordzie każdej imprezy przygotowywanej z jego udziałem.

Program Access to narzędzie do szybkiego i prostego opracowywania aplikacji relacyjnych baz danych ułatwiających zarządzanie informacjami. Bazę danych można utworzyć w celu śledzenia dowolnego rodzaju informacji, np. stanu zapasów, kontaktów zawodowych lub procesów biznesowych. W programie Access są dostępne szablony, których można od razu użyć do śledzenia szeregu informacji, dzięki czemu nawet początkujący użytkownicy nie mają z tym żadnych trudności.